予定外を予定しておく余裕を - 佐藤のりかず

人生生きていると何が起こるかわかりません。
一寸先は闇というように、ほんの少し先の未来でも
「まさかそんなことが起こるとは」というような
出来事が起こったりします。

自分が子供のころに描いていた大人像を思い出してみてください。
その思い描いていた姿は、いま現実のものとなっているでしょうか？

社会に出て仕事を始めていまに至るまで、想定通りに
ことは進んでいますでしょうか？

もちろん綿密に計画して想定通りに進む人もなくはないでしょうが、
大半は思ってもいないような方向に物事が進んでいくことがほとんどです。

ミクロの話でいえば、日々の仕事も同じです。

今日はこのタスクを午前中に終わらせて、午後一に夕方の会議に備えた準備をして、
定時に上がったらうちに帰って家族でご飯を食べて、お気に入りの本でも読んで
早く寝よう。

と計画したものが、急に飛び込んできた依頼や思いがけないトラブルに巻き込まれたりして、
気がついたら予定していたことが全くできなかった、なんてことはよくあることでしょう。

「また予定どおり進められなかった。毎日どうしてこうなんだろう」

と頭を抱えてしまうかもしれません。

ですが、こうも考えられませんか？

「予定外のことが起こるのが当たり前なんだったら、予定外のことが起こる前提で
何事も備えておけばいいじゃないか」

という発想です。

予定外のことが起こるのが仕事であり人生であり、ということがわかっていれば、
予定通りに進めることを無理に頑張るのではなくて、必然的に起こる
予定外のことに対してどう対処するかを考える方がよっぽど建設的ですよね。
ただこのように言うと

「でも予定外のことなんだし、何が起こるかわからないことに備えようがないよ」

と思ってしまうかもしれません。

それはある意味その通りです。
起こる事象がわからないなら何に備えておけばいいかわかりませんよね。

ですが、私が言いたいのはそういった何か個別の対策を練るということではなく、
どんなことが起こったとしても対応できるだけの時間的余裕を持っておく、
ということなんです。

予定を詰め込みすぎない
作業時間にバッファを持っておく
前倒せるものは前倒しておく
やるべきこととやらなくてもいいことを棚卸しておく

こういったことに常日頃から取り組んでおくことで余剰時間が生み出されて、
万が一何かトラブルがあってもそれに対処するだけの時間がある状態で
物事に望めます。

そしてもう一つは、予定外のことが起こった時の心の持ちかたです。

「予定外のことが起こることが当たり前」と腹落ちして入れば、
何か起こった時に「あ。案の定予定外のことが起きたな。想定内想定内」と
受け入れやすくなり、メンタル的に負担が軽くなります。
どちらかというと、時間の確保以上にこっちのほうが大事な気がします。

逆に、予定外のことが起こって「なんでこんな予定外のことばかり起こるんだ」と
いうマインドになってしまうと気持ちが落ち着かず、ストレスを感じやすくなります。

私は昨日から８月度の月次決算支援がスタートしていますが、
なるべく先の作業の前倒しを行って、少しでも多くの時間的余裕を確保しようとしています。
そうすると案の定

「前月までの仕訳を修正しなくてはならないので、対応してほしい」
「今回から仕訳の起こし方を変えたいのでフォーマットを見直してほしい」
「なぜかBS科目が赤残になっているので、原因を調査して必要な修正をしてほしい」

といった、予定していたタスクにはないことばかりが次々起こりました。

でも、先ほど書いたようにいろいろと前倒しを行っていましたから、
例外事象への対応に割く時間は確保できていましたし、
何より「予定外のことが起きるのは予定通り」というマインドになっているので、
メンタル的にも動揺することなく落ち着いて対処することができています。

予定外のことが起こるのが人生。
予定通りいかないことも積極的に楽しむ余裕を持っておきましょう。

～編集後記～

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